おさらいしよう! 職場・ビジネスで気をつけたいSNSの使い方・マナー

SNS (写真=PIXTA)

LINE、Twitter、Instagramが広く浸透し、名刺アプリ「Eight」をSNSとして利用する人が増えるなど、会社の同僚や上司、クライアントなどとSNSでつながるのは今や珍しくない。

昔のように「飲みニケーション」をしなくても距離が縮まり、趣味などプライベートの話題を通じて仕事上のコミュニケーションが円滑になるなど、SNSにはさまざまなメリットがある。しかし近年はリスクも大きくなっている。

不適切な投稿で仕事上での立場を悪くしたり、何気ない投稿が機密情報漏洩になったりするなど、注意を怠ると大きな落とし穴にはまる。解雇や損害賠償請求など、最悪の結末になることもあり得る。また、従業員がそんなトラブルを起こすと会社全体が危機的状況にさらされてしまう可能性もあるのだ。

一度拡散すると止められないのがSNSである。そこで、社会人がSNSを使用する際のビジネスマナーを改めて確認しておこう。

LINEのビジネスでの使い方は?

今やメールや電話を凌ぐ連絡手段となっているLINEだ。ビジネスでは使うべきではないという声も聞かれるが、メールよりも早く確実に伝えられ、既読・グループ機能もありビジネス的にも便利なツールなのは間違いない。とはいえ、上司やクライアントに自らLINEでの連絡を押しつけるのは控えたい。あくまでも相手から提案があった場合のみにしておくべきだろう。また、仕事関係でも利用するなら、IDは本名にしておこう。

遅刻や欠勤などの業務連絡をLINEで行う若者もいるようだが、一般的には非常識と判断されている。ましてや仕事上のミスや謝罪をLINEで済ますのは問題外だ。相手が得意先や上司の場合、トークにスタンプを多用するのもカジュアルになりすぎるので注意しなければならない。長時間の既読スルーも厳禁だ。

匿名のSNSも油断は禁物

アルバイトによる不適切投稿で企業が謝罪する事件が相次いだのは記憶にも新しいが、TwitterやInstagramなど匿名アカウントのSNSでも、フォローリストや過去の投稿を見ればある程度個人が特定できる。バレないと思って職場や同僚のグチなどを気軽につぶやいてしまいがちだが、いつどんな形で特定され、足元をすくわれるかわからない。誹謗中傷や、誰かを攻撃するような投稿はしないことだ。もちろん守秘義務をつぶやくのも禁物だ。匿名SNSも必ず特定されるものと思って利用しよう。

仕事関係者も見ている! SNSを使用するうえでの注意点とは

仕事関係者にも見られている、SNSでの振る舞いの注意点を5つ紹介する。

● 投稿時間に気をつける
SNSは投稿時間が表示される。たとえ移動中であっても、就業時間内の投稿は快く思わない同僚や上司もいるので避けるべきだろう。勤務中のSNS利用が業務怠慢とみなされ、処罰の対象となることもある。コメントや「いいね!」をつける時間にも注意が必要だ。またウイルス感染や情報漏えいの危険性があるため、会社支給のPCでSNSにアクセスはしないようにしよう。

● 情報の公開範囲を制限する
申請やリクエストをもらって友達になった仕事関係の人と、プライベートな話題でつながれることはSNSの醍醐味でもあるが、あまりにも会社での姿から一変したふざけた投稿や、内輪で盛り上がっている投稿などは、ビジネス関係の友達を公開範囲から外すようにしよう。投稿のトーンに応じて公開相手を使い分けるのも、ビジネスマナーの一つだ。

● 職場の写真投稿には特に注意
最近ではスマートフォンなどで気軽に撮影できるため、職場で同僚たちと写真を撮って盛り上がることもあるかもしれない。しかし、オフィスにはいろんな機密情報があふれている。何気ないオフィスの写真でも、机の上の資料や掲示物など社外秘のものが写り込んでいる可能性は高いので、撮影しても投稿は控えるべきだ。

● 「いいね!」の強要をしない
「いいね!」がほしくてリクエストしたり、シェアを連発したりするのは印象がよくない。SNS経験が浅い上司が部下に「いいね!」やコメントを強要するソーシャルネットワーク・ハラスメント(ソーハラ)も増えているという。

● タグ付けは勝手にしない
FacebookやInstagramでよく見かけるタグ付け。しかし、その友達が実はどこで何をしていたかを知られたくない事情があるかもしれない。無許可でのタグ付けは仕事関係の相手ならなおさら厳禁だ。必ず事前に確認を取ってからにしよう。

SNSはコミュニケーション能力が求められるビジネスにおいて、有効なツールであることは間違いない。ただ、使い方によっては逆効果になってしまい、職場の雰囲気を悪くすることもある。便利さとリスクは表裏一体であることを忘れてはならない。トラブルを防ぐには各自のモラルに委ねるだけでは難しい場合もあるので、今後は会社独自のSNSルール整備など、従業員のITリテラシーを高める環境が必要となるだろう。

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