「働き方改革」で注目、固定席がないフリーアドレスオフィスのメリット

(写真=Monkey Business Images/Shutterstock.com)

働き方改革の一環で、自分の席を決めずに、業務内容や気分に応じて空いている席で自由に仕事をする「フリーアドレス制」を取り入れるオフィスが増えている。この記事では、「なぜフリーアドレスが働き方改革につながるのか」「企業側にはどんなメリットがあるのか」について解説したい。

なぜ今フリーアドレスが増えているのか

近年、テクノロジーの進化によってノートPCの軽量化が進み、さらにはスマホやタブレットといったモバイル機器を業務に取り入れる企業も増えてきた。また、Wi-Fiの登場で、有線LANを引く必要もない。フリーアドレスの導入を物理的に阻んできた障壁は取り除かれたといって良いだろう。また、フリーアドレスの導入は、オフィススペースの削減といった物理面でのコスト削減を目的としたものが多かったのだ。

たしかに、フリーアドレスを導入すれば、人数分の執務スペースを用意する必要がなく、会議室などのスペースも必要に応じてリソースを割り当てられる。オフィススペースの削減という面でもフリーアドレスにはメリットがある。しかし、革新的フリーアドレスオフィスの場合、間仕切りのないオープンスペースになっていることが多い。そのため、1人あたりの執務スペース比でいうと固定席の場合より広く取られていることも多いのだ。こうして見ると、フリーアドレスの導入がコスト削減目的だけでないことが分かるだろう。

7期連続の増収増益、カルビーのオフィス改革

フリーアドレス制の導入をはじめとする働き方改革で躍進を遂げた企業としてよく取り上げられるのが、1949年創業の大手菓子メーカーのカルビーだ。会長兼CEOに松本晃氏、社長兼COOに伊藤秀二氏が就任すると、同社ではまずオフィススペースの改革に乗り出した。「会社は知恵を出し合うところ。居心地の良いスペースにするな」というのが、松本氏からの指示だったという。

「コスト削減をしつつ、皆で知恵を出し合い生産性を出し合う」という方向性で導入されたのがフリーアドレスだった。座席は、ひとりでコツコツと仕事をするための「ソロ席」、周囲と話す「コミュニケーション席」、最大2時間まで業務に集中したい場合の「集中席」の3区画を用意。ただし、単に自由に座るのでは「仲良しクラブ」ができてしまう可能性がある。そこで、導入当初は毎日2回ダーツで席を決めていたという。

1日8時間ずっと同じ業務をし続けるというシチュエーションは少ないだろう。そのため、「今日はまず2時間集中してから、その後4~5時間はこの席でこの作業を進めよう」というように、社員自身が業務のマネジメントをしやすくなったという。こうした働き方改革が奏功し、同社では7期連続の増収増益を達成している。

フリーアドレスで労働生産性を向上

フリーアドレスオフィスのメリットとして強調されるのが、「コミュニケーションの活発化」だ。日本のオフィスは部門長以下、社員同士が顔をつきあわせる島型の配置が多い。毎日同じメンバーと顔を合わせていると、話題が限られてくるほか、柔軟な発想や新たなひらめきなどが生まれにくくなるだろう。

また、部署間の横のつながりも作りにくい。その点、部門の垣根なく皆が混ざって着席するフリーオフィスでは、部署を超えた連携が図りやすい。ただし、単なるおしゃべりの場になってしまわないよう注意が必要だ。例えば、上記のカルビーのように「何らかの方法で座席をシャッフルする」「集中したい人とコミュニケーションを図りたい人の席を分ける」といった工夫を検討したい。

上司の目が行き届かないフリーアドレスだと「だらだら仕事をするばかりで生産性が向上しないのでは?」と思う向きもあるかもしれない。しかし、むしろさまざまな人が行き交い、視線が交錯するフリーアドレスのほうが、毎日決まった人が長時間残っていると目立ちやすいため、労働時間が短くなるという指摘もある。

自社の区分オフィスならレイアウト変更にも対応

島型の従来型オフィスからフリーアドレスに転換するには、オフィスレイアウトの大幅変更が必要になる。時には、「従来のオフィスでリノベをするよりも新しいオフィスに移転したほうがよい」という意見が出るかもしれない。オフィスの移転や大胆なレイアウト変更に対応するには、自社所有のオフィスのほうがなにかと融通が利くだろう。

ただし、自社ビル1棟を保有するにはハードルが高いという場合、株式会社ボルテックスが手掛ける「区分所有オフィス®」という選択肢を提案したい。区分所有の強みを活かしてリーズナブルに不動産が購入できることはもとより、さまざまなレイアウト変更にも対応することができる。自社のフリーアドレス化の第一歩として検討してみてはいかがだろうか。

※「区分所有オフィス」は株式会社ボルテックスの登録商標です

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